Rechnungsprüfungs-Workflow

Entgegennahme, Prüfung, Kontierung, Bezahlung und abschliessende Archivierung von eingehenden Rechnungen sind in vielen Fällen sehr aufwendige, personalintensive und damit teure Aufgaben. Experten beziffern diese administrativen Kosten auf bis zu 50 Franken pro Rechnung! Hinzu kommen ständig steigende rechtliche Anforderungen an gesetzeskonforme Abläufe, Aufbewahrung der Dokumente bzw. Daten, Sicherheit gegen irrtümliche oder auch beabsichtigte Manipulation, Verfügbarkeit für Steuerbehörden etc.

Die elektronische Rechnungsverarbeitung sammelt die Rechnungen und stellt sie mitsamt Anlagen zur Online-Genehmigung den entsprechenden Mitarbeitern direkt an jedem Ort des Unternehmens zur Verfügung. Eine E-Mail Mitteilung mit Link zur Rechnung stellt sicher, dass die Mitarbeiter prompt und zügig die Bearbeitung der Rechnung vornehmen. Das System verfolgt den Bearbeitungsstatus jeder Rechnung, überwacht Zeitlimits und verschickt - falls nötig - Erinnerungsmails. Nach erfolgter Prüfung, Genehmigung und Kontierung wird die Rechnung automatisch zur Abschlusskontrolle an die Kreditorenbuchhaltung und von dort in das Buchhaltungssystem übertragen. Alle Informationen, Anlagen und Kommentare zu einer Rechnung werden über den gesamten Prozess gesammelt und daraus ein vollständiges und einfach zugängliches elektronisches Rechnungsarchiv erstellt.

Der Kontierungsstempel hat ausgedient: Starten Sie in eine neue Ära der papierlosen automatischen Kreditorenbuchhaltung.